Что заказать в офис, если корпоратив уже завтра

• Что делать в первую очередь
• Почему не стоит паниковать
• Как за 30 минут составить план подготовки
• Какой формат выбрать

Сегодня 15:30. Вы спокойно работаете, когда руководитель неожиданно говорит: «Завтра после работы собираемся всем отделом. Нужно организовать небольшой корпоратив.»

Именно в этот момент начинается знакомый многим офис-менеджерам, HR-специалистам и помощникам руководителей сценарий.

Возникает сразу несколько вопросов.

• Где заказать еду?
• Что выбрать, чтобы понравилось всем?
• Хватит ли времени?
• Сколько нужно закусок?
• Что делать, если в офисе нет кухни?
• Как уложиться в бюджет?
• Успеют ли всё доставить?

Хорошая новость заключается в том, что большинство офисных корпоративов можно организовать буквально за один день. Главное — не пытаться готовить самостоятельно и не тратить время на десятки разных поставщиков.

Гораздо проще выбрать формат, который уже рассчитан на подобные мероприятия: готовые фуршетные наборы, канапе, мини-закуски и десерты с доставкой.

Именно такой подход позволяет подготовить красивый стол за минимальное время и избежать большинства организационных ошибок.

И вот ответ:

Они позволяют:

• не готовить самостоятельно;
• быстро накрыть стол;
• предложить гостям разнообразное меню;
• избежать лишних закупок;
• заранее понимать стоимость заказа.

Если же мероприятие рассчитано на большое количество гостей, предполагает обслуживание официантами или проходит вне офиса, разумнее сразу рассматривать полноценный кейтеринг.

Многие представляют корпоратив как событие, которое планируют несколько месяцев. На практике всё иначе. Во многих компаниях решение принимается буквально за несколько дней или даже часов.

Причин множество.

• успешное завершение проекта;
• приезд важных клиентов;
• день рождения компании;
• поздравление сотрудников;
• выполнение квартального плана;
• неожиданное распоряжение руководителя;
• перенос мероприятия с другой даты.

Поэтому срочная организация корпоратива — скорее правило, чем исключение. Опыт показывает, что именно в таких ситуациях выигрывают не те, кто пытается придумать сложное меню, а те, кто быстро принимает несколько правильных решений.

Большинство людей начинают искать рестораны, сравнивать меню и читать десятки сайтов. Это ошибка. Гораздо эффективнее последовательно ответить всего на шесть вопросов.

Шаг 1. Посчитайте количество гостей

Это главный параметр. Не стоит ориентироваться на количество сотрудников в компании. Лучше уточнить:

• кто уже подтвердил участие;
• будут ли приглашённые гости;
• придут ли сотрудники с семьями;
• сколько человек работают удалённо.

Даже приблизительное количество участников позволит правильно подобрать объём заказа.

Совет эксперта: Если подтверждение участия ещё продолжается, закладывайте запас примерно 10% по закускам. Такой резерв обычно позволяет избежать ситуации, когда еды оказывается недостаточно.

Шаг 2. Определите продолжительность мероприятия

От этого зависит состав меню. Например:

Чем дольше длится корпоратив, тем более разнообразным должно быть меню.

Шаг 3. Посмотрите, есть ли кухня

Очень часто про этот пункт забывают. Стоит заранее понять:

• есть ли холодильник;
• можно ли разогреть блюда;
• хватит ли места для сервировки;
• нужны ли одноразовая или многоразовая посуда.

Если кухни нет, лучше выбирать блюда, которые сохраняют вкус и внешний вид при комнатной температуре.

Шаг 4. Определите бюджет

Не обязательно сразу считать стоимость каждого блюда. Достаточно понять диапазон. Например:

• Небольшой корпоратив на 10–15 человек.
• Средний офисный праздник на 30 сотрудников.
• Большое мероприятие на весь коллектив.
• После этого подобрать меню будет гораздо проще.

Шаг 5. Решите, какой формат мероприятия нужен

Здесь многие совершают ошибку. Они автоматически начинают искать банкет. Хотя для большинства офисов гораздо удобнее фуршет. Почему?

Потому что сотрудники могут свободно общаться, перемещаться по офису и не привязаны к посадочным местам. Кроме того, фуршет проще организовать даже в небольшом помещении.

Шаг 6. Закажите еду как можно раньше

Даже если корпоратив состоится только вечером следующего дня, не стоит откладывать оформление заказа. Чем раньше менеджер получит заявку, тем больше возможностей предложить подходящее меню, учесть пожелания по составу и согласовать удобное время доставки.

Особенно это важно в периоды высокого спроса — перед Новым годом, 8 Марта, 23 Февраля и в сезон выпускных, когда количество корпоративных заказов заметно увеличивается.

Когда времени мало, хочется найти вариант, который не потребует дополнительных усилий.

Именно поэтому готовые фуршетные наборы стали одним из самых востребованных форматов для небольших и средних корпоративов. Их преимущества очевидны:

• заранее продуманный ассортимент;
• сочетание разных видов закусок;
• удобная порционная подача;
• аккуратное оформление;
• экономия времени на выборе отдельных блюд;
• понятная стоимость заказа.

Вместо того чтобы самостоятельно составлять меню из десятков позиций, можно выбрать готовый набор, дополнить его десертами, напитками или фруктами и получить практически готовый праздничный стол.